Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable del tratamiento

Lotuz Mind es el nombre comercial con el que Alfonso López, persona natural, presta servicios de tecnología. Mientras se constituye la sociedad Lotuz Mind S.A.S., él es el responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen por este sitio y en la operación de Lotuz Mind.

Cuando se constituya la sociedad, ella asumirá la calidad de responsable. Lo informaremos en este sitio y por los canales de contacto que tengamos con cada titular.

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, así como por las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual o datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: el conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Transferencia: el envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.
• Transmisión: la comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios que aplicamos

Tratamos los datos personales con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica, esto significa que:

• Pedimos solo los datos que necesitamos para la finalidad informada.
• No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.
• Limitamos el acceso a las personas que lo necesitan para cumplir la finalidad.
• Mantenemos la confidencialidad de la información incluso después de terminar la relación con el titular.

5. Qué datos tratamos y de quién

No pedimos datos sensibles en el sitio web. Si un proyecto los requiere, aplicamos lo dispuesto en el numeral 7.

6. Para qué usamos los datos

Contactos y solicitudes

• Responder la solicitud, agendar la conversación inicial y preparar una propuesta.
• Hacer seguimiento a la solicitud hasta que se resuelva o el titular nos pida no hacerlo.

Clientes

• Ejecutar el contrato: análisis, prototipos, desarrollo, pruebas, implementación, capacitación y soporte.
• Facturar, cobrar y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Enviar información sobre el proyecto, cambios en el servicio y, solo si el titular lo autoriza, información sobre otros servicios de Lotuz Mind.
• Medir la satisfacción con el servicio.

Proveedores

• Gestionar cotizaciones, contratos, pagos y obligaciones contables y tributarias.

Candidatos

• Evaluar el perfil para procesos de vinculación o contratación de servicios.

Visitantes del sitio

• Mantener la seguridad y el funcionamiento técnico del sitio y prevenir usos indebidos.

7. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles: responder preguntas sobre ellos es facultativo. Cuando un proyecto exija tratarlos, lo informaremos de forma explícita, indicaremos cuáles son sensibles y para qué se usarán, y pediremos la autorización expresa del titular o verificaremos que el cliente la haya obtenido.

Este sitio no está dirigido a niños, niñas ni adolescentes. Si un proyecto implica tratar sus datos, lo haremos solo cuando responda a su interés superior, con respeto de sus derechos fundamentales y con la autorización de su representante legal.

8. Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes

En muchos proyectos —por ejemplo, al automatizar un proceso, integrar un CRM o desarrollar un portal— tratamos datos personales cuyo responsable es el cliente. En esos casos Lotuz Mind actúa como encargado del tratamiento y:

• Trata los datos solo para ejecutar lo contratado y según las instrucciones escritas del cliente.
• Aplica medidas de seguridad acordes con el tipo de datos, con control de acceso y confidencialidad.
• Usa, cuando es posible, datos ficticios o de ejemplo para prototipos y pruebas.
• Diseña las soluciones con inteligencia artificial para que las decisiones sensibles tengan revisión humana.
• Devuelve o elimina los datos al terminar el contrato, según lo acordado con el cliente.

Las solicitudes de los titulares sobre esos datos deben dirigirse al cliente, como responsable. Si las recibimos nosotros, se las remitimos y le damos el apoyo necesario para responderlas.

9. Tus derechos como titular

Como titular de los datos personales tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a tus datos personales.

Estos derechos los pueden ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro.

10. Cómo obtenemos la autorización

Pedimos la autorización a más tardar al momento de recoger los datos, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, y conservamos prueba de ella. En el sitio web, la autorización se da al marcar la casilla del formulario de contacto antes de enviarlo.

No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escríbenos a contacto@lotuzmind.com con el asunto «Datos personales», o llámanos al +57 300 480 9111. La gerencia de Lotuz Mind (gerencia@lotuzmind.com) es el área encargada de atender estas solicitudes.

Incluye tu nombre completo, tu número de identificación, los datos de contacto para responderte, la descripción de lo que solicitas y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que lo acredite.

Consultas

Respondemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos la ley, puedes presentar un reclamo:

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo que lo completes. Si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcaremos el dato con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo.
• Responderemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debes agotar este trámite ante nosotros.

12. Proveedores y transmisión internacional de datos

Para operar usamos proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia, como el servicio de correo electrónico corporativo y los servidores en la nube donde se alojan el sitio y las herramientas de trabajo. Esos proveedores actúan como encargados del tratamiento.

Solo trabajamos con proveedores que ofrecen garantías adecuadas de seguridad y confidencialidad, y que están ubicados en países con un nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio, o que se obligan por contrato a protegerlos en los términos de la ley colombiana. Al aceptar esta política, autorizas esa transmisión para las finalidades descritas.

No transferimos datos personales a terceros para que los usen con fines propios.

13. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexiones cifradas (HTTPS), control de acceso con cuentas individuales y verificación en dos pasos, respaldos, y acuerdos de confidencialidad con quienes acceden a la información. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados cuando la ley lo exija.

14. Por cuánto tiempo conservamos los datos

• Solicitudes de contacto que no se convierten en un proyecto: hasta dos (2) años desde el último contacto, salvo que pidas su supresión antes.
• Clientes y proveedores: mientras dure la relación y, después, durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales (por regla general, diez años para los documentos de soporte contable).
• Hojas de vida: hasta un (1) año, salvo que autorices conservarlas por más tiempo.
• Registros técnicos del sitio: el tiempo necesario para la seguridad y el funcionamiento del sitio, que en ningún caso supera doce (12) meses.

15. Cookies y tecnologías similares

Este sitio no usa cookies de analítica, de publicidad ni de seguimiento, y no carga recursos de terceros: las fuentes tipográficas y demás archivos se sirven desde nuestro propio dominio. Si en el futuro incorporamos herramientas de medición o publicidad, actualizaremos esta política y, cuando corresponda, pediremos tu consentimiento antes de activarlas.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

Inscribiremos nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley nos lo exija.

17. Cambios a esta política y vigencia

Podemos modificar esta política para ajustarla a cambios legales o de nuestra operación. Si los cambios son sustanciales, los publicaremos en este sitio antes de aplicarlos y, cuando corresponda, pediremos una nueva autorización.

Esta es la versión 1.0, vigente desde el 17 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas.

18. Aviso de privacidad